Le classement et la classification de documents : quelle différence?
Vous avez sûrement entendu parler de différentes méthodes de stockage de documents avec les termes de « classement », « catégorisation » ou « classification ».
Il y a pourtant une nuance importante entre ces deux méthodes. En effet, choisir l’une ou l’autre méthode peut faire une grande différence lors du repérage de l’information par les différents collaborateurs.
Voici quelques explications sur la manière dont ceux-ci se différencient et l’impact qu’ils ont sur la gestion électronique de documents d’une entreprise.
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La méthode traditionnelle : le classement de documents
Dans un premier temps, le classement des documents est assez bien compris de tous. En plus d’être assez visuelle et simple à élaborer, cette méthode est utilisée depuis plusieurs années. Le classement constitue l’emplacement « physique » dans lequel sera déposé un document. Traditionnellement, il s’agit de :
- Serveurs,
- Partages réseau,
- Répertoires, ou,
- Sous-répertoires dans lesquels on dépose les documents.
Pour faciliter le repérage de l’information, les collaborateurs élaborent souvent une structure de classement. Celle-ci se fait souvent selon une structure de répertoires et sous-répertoires, pour « catégoriser » les documents selon différents sujets.
Avantages et inconvénients de la méthode de classement de l’information
Cette structure a l’avantage d’être très simple à mettre en place. Elle présente cependant une limitation importante. En effet, un document peut uniquement être classé à un seul endroit, sinon, celui-ci risque d’être dupliqué.
Étant donné qu’un des objectifs principaux de la mise en place de la structure de répertoires est de regrouper les documents sous des ensembles logiques, cela limite donc le classement d’un même document sous un seul ensemble logique.
De façon naturelle, un collaborateur classera donc le document sous l’ensemble logique ayant le lien le plus fort avec le document selon lui. Il pourra alors retrouver ce document selon la même méthode. Par contre, un autre collaborateur pourrait identifier un ensemble logique différent pour classer le document, créant un duplicata d’information. Il pourrait même rechercher le document dans un ensemble logique différentet ne pourra pas retrouver ce dernier facilement.
Qu’est-ce que la classification ou catégorisation des documents ?
Regardons maintenant la classification ou la catégorisation de documents. Nous utiliserons le terme classification ci-bas pour alléger le texte. La classification consiste en l’attribution de propriétés, ou métadonnées, à un document. Cette attribution peut être effectuée de façon manuelle ou automatique.
En 2020, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation de processus afin de simplifier la gestion des documents.
Comme pour le classement des documents, le classification a pour objectif de catégoriser ou associer un document à un ensemble logique selon différents sujets. Mais plutôt que d’utiliser l’emplacement physique, des métadonnées sont privilégiées.
Avantages de la classification de documents
Cette méthode ne présente pas la même limitation que le classement. En effet, en utilisant cette méthode, un même document pourrait être associé à deux ensembles logiques différents sans devoir le dupliquer. Il suffirait simplement d’appliquer deux métadonnées différentes à un même document.
Bien que très peu utilisées, les métadonnées sur les documents font partie de notre quotidien. Par exemple, lorsqu’un utilisateur sauvegarde un document, la majorité des systèmes de stockage conserveront les métadonnées suivantes :
- La date de la dernière sauvegarde du document,
- L’utilisateur ayant effectué cette sauvegarde.
Ce sont deux types de métadonnées sur un même document qui donnent de l’information additionnelle sans pour autant faire partie de la structure de répertoires.
Bien sûr, ces simples métadonnées n’offrent pas beaucoup d’avantages au niveau du repérage de l’information. Par contre, la combinaison de métadonnées de bases avec des métadonnées additionnelles fournies par un collaborateur, ou par un système, peuvent grandement faciliter le repérage de l’information.
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