SharePoint : des avantages gagnants pour votre entreprise
Vous vous demandez quels sont les avantages de SharePoint? Laissez nous vous l’expliquer!
Comme vous le savez sûrement, les processus de travail et la gestion électronique de documents d’une entreprise sont des moteurs de sa croissance.
Les technologies ont d’ailleurs pris une place centrale dans l’amélioration de la productivité! Saviez-vous que 75% des entreprises projettent d’investir dans des solutions qui augmentent leur productivité? Pourtant, de nombreuses PME travaillent encore avec des serveurs de fichiers.
Si c’est votre cas, il est peut-être temps de considérer une migration vers une nouvelle plateforme, telle que SharePoint! Portail intranet, gestion du contenu et des structures pour améliorer l’efficacité… La plateforme SharePoint pour entreprise dispose d’une panoplie d’avantages à explorer pour assurer un rendement efficace et un boost de productivité dans votre milieu de travail.
Pour mieux comprendre le sujet, Soluqual vous présente ici les nombreux avantages de SharePoint et son utilité pour votre entreprise.
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Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint est une boîte à outil vous permettant de mettre en place des intranet et extranet, automatiser vos processus et gérer vos informations et documents de manière centralisée. Avec une excellente intégration à la suite Office, il a été pensé pour améliorer la communication et la collaboration du travail entre les équipes.
Pourquoi migrer vers SharePoint plutôt que de garder les File Share traditionnels ?
Vous utilisez encore un file share traditionnel? Vous pourriez éviter certaines difficultés en migrant vers SharePoint. En effet, une des principales problématiques à laquelle les entreprises font face est le manque d’uniformité dans la gestion des documents et des informations.
Reconnaissez-vous votre organisation dans les problématiques suivantes :
- Duplication de l’information,
- Difficulté de retrouver l’information (et plus particulièrement la bonne version du document recherché),
- Perte d’information,
- Documents partagés aux mauvaises personnes,
- Multiplication des documents partagés par courriel,
- Difficulté d’avoir une vue d’ensemble des informations liées à un projet ou dossier important?
Si oui, rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls! Voici quelques-unes des raisons qui les causent.
Multiplication de modes de fonctionnements
Que ce soit entre pôles d’une entreprise ou entre les employés, il en résulte un manque de contrôle sur l’emplacement, l’accessibilité et la sécurité de l’information. Cela entraîne donc les problématiques citées ci-dessus (duplication, difficulté de recherche ou perte de l’information, multiplication des dossiers, accès donnés aux mauvaises personnes…).
Taux de roulement du personnel
Ce deuxième facteur tend à empirer la situation. En effet, les anciens membres du personnel connaissaient l’emplacement des données et avaient leur propre mode de gestion de l’information. Alors que les nouvelles recrues ne savent pas toujours où les trouver et peuvent perdre un temps considérable à les chercher.
Vous voyez le topo… Les employés perdent un temps précieux pour rechercher l’information et cela implique parfois une nouvelle création de dossiers, ce qui prend d’autant plus de temps en plus de dupliquer l’information!
Des conséquences sur votre productivité et organisation interne
En résumé ces difficultés en entreprise proviennent d’un manque d’organisation de l’information, d’automatisation des processus, et de gouvernance. Et ces éléments combinés ont des impacts importants sur votre productivité, mais aussi sur l’expérience de vos employés et de vos clients.
Assurer l’organisation de votre information et l’automatisation de vos processus sont difficiles à mettre en place dans un serveur de fichiers traditionnel. La bonne nouvelle, c’est que SharePoint vous offre une solution pour répondre à ces difficultés!
Les avantages de SharePoint en entreprise
En plus d’avoir les mêmes fonctionnalités qu’un file share, SharePoint offre la possibilité d’installer des règles de validation, des méthodes de classement et de classification bien plus avancées. Cela vous permet donc d’automatiser vos processus et de bénéficier d’outils pour instaurer une nouvelle structure et gouvernance de gestion d’information..
De cette manière, vous instaurez des processus stables et durables pour éviter les difficultés citées ci-dessus. En effet, vous vous assurez qu’il n’y ait plus de multiplication des méthodes de travail en uniformisant le processus sur une et même plateforme. De plus, lorsqu’il y a un changement de personnel, votre documentation est accessible et facile à trouver!
Grâce à Sharepoint, vous pouvez stocker, modifier et partager des fichiers en assurer une gestion sécuritaire de vos documents. En plus de bénéficier d’une accessibilité de vos données internes et externes en tout temps, découvrez certains des avantages de SharePoint :
Intégration avec les autres logiciels Microsoft
Votre organisme utilise déjà la suite Office? Bien que d’autres plateformes de gestion documentaire existent, SharePoint offre une excellente intégration à la suite office et d’autres outils Microsoft. Utiliser SharePoint a donc l’avantage de faciliter votre travail et d’augmenter votre productivité!
Uniformisation des processus sur une plateforme
Au cours de l’implantation de SharePoint et grâce aux conseils d’experts dans le domaine, vous pouvez créer des modèles durables et uniformes de gestion de l’information au sein de votre entreprise. Cela vous évite la perte potentielle de documents et d’informations utiles tout en fluidifiant le travail au sein des équipes. Vous bénéficiez donc d’un gain de temps important et d’une hausse de la productivité. Rendement et efficacité garantis!
Processus de travail collaboratif facilité
Travailler en collaboration avec les différents pôles, collaborateurs et clients de votre entreprise, c’est possible avec Sharepoint! La gestion collective et à distance des documents peut se faire partout et en tout temps pour les personnes faisant partie du projet. Par exemple, vous pouvez travailler à plusieurs sur un fichier Excel SharePoint et :
- Modifier,
- Commenter,
- Partager, et
- Stocker l’information.
Et tout se fait de manière sécurisée! SharePoint offre en effet la possibilité de gérer l’accès aux dossiers grâce à un système d’autorisation. SharePoint vous permet également de maintenir un regard sur les flux de travail ainsi que les modifications et changements sur vos dossiers grâce aux historiques.
Accès rapide à l’information grâce au moteur de recherche
Grâce au moteur de recherche intégré, vous gagnez un temps considérable de recherche d’information. Cette fonctionnalité de SharePoint vous permet de parcourir les sites, pages bibliothèques, listes et fichiers de la plateforme pour trouver toutes les données correspondant à votre recherche!
De plus, les recherches sont sécurisées, car le moteur ne trouve que les données auxquelles vous avez accès.
Solutions sur mesure
SharePoint dispose d’une multitude d’outils connexes et a l’avantage d’être très flexible. Cela vous permet de personnaliser la plateforme selon les besoins de votre entreprise. Pour vous assurer d’en tirer le maximum de profit, nous vous suggérons fortement de vous faire conseiller par des experts pour sa mise en œuvre!
Faites-vous conseiller par des experts pour implanter SharePoint de manière efficace !
Vous connaissez désormais les nombreux avantages qu’offre l’utilisation de SharePoint pour entreprise. Mais sans une bonne connaissance en gestion de l’information, l’implantation de SharePoint peut être compromise. Vous n’êtes pas à l’abri de multiplier à nouveau les modes de fonctionnement de finir par perdre l’information recherchée.
Pour vous assurer de partir d’un bon pied et de chercher le potentiel maximal de la plateforme, des experts en gestion de l’information vous permettront une mise en place efficace et optimisée de SharePoint.
En instaurant vos nouveaux processus de manière éclairée, vous pourrez bénéficier de plus de productivité, d’un accès en tout temps à vos informations et d’une gestion optimisée et sécuritaire de vos documents! Alors, prêt à vous lancer dans l’aventure SharePoint ? Contactez-nous pour obtenir plus d’information.
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