Étude de cas Logiciel de gestion des demandes de transport

CLIENT

Centre de services scolaire de la Beauce-Etchemin

INDUSTRIE

Éducation

MISE EN CONTEXTE

Le Service du transport scolaire du Centre de services scolaire de la Beauce-Etchemin assure le déplacement quotidien d’environ 14 000 élèves à l’aide de sa flotte de 250 véhicules couvrant chaque jour 25 000 kilomètres à l’intérieur des 55 municipalités desservies.

Les élèves et leurs parents ont la possibilité de soumettre des demandes de transport annuel pour différentes raisons. Chaque année, c’est environ 2 000 demandes individuelles qui sont reçues et qui doivent être traitées.

Avant l’implantation de notre solution, soit un logiciel de gestion du transport scolaire, les demandes pouvaient être acheminées par courriel ou par téléphone.

Les défis liés aux demandes de transport

Répondre à beaucoup de clients avec une équipe restreinte de mai à octobre était un énorme défi.

Les agents doivent gérer différents types de demandes, notamment :

QUESTIONNEMENTS
- Premièrement, certains parents ont de simples questionnements, d’ordre général ou en lien avec une demande antérieure en attente de traitement.
- Cela avait l’impact de multiplier énormément les appels et courriels à traiter, réduisant du même coup le temps disponible pour le traitement des demandes, créant ainsi un cercle vicieux.
TRAITEMENT DES DEMANDES DE TRANSPORT
- Ensuite, le processus de traitement des demandes de transport en lui-même posait des défis, puisqu’il y a des mesures à prendre pour répondre à une demande.
- Les délais étaient trop longs entre la demande et le traitement de la demande.
- Plusieurs transporteurs avaient de la difficulté à entrer en contact avec les techniciennes entre mai et octobre en raison d’un trop grand volume d’appels et de courriels.
- Le traitement des demandes exigeait une certaine expertise et seules les techniciennes peuvent faire le traitement.
- Il n’existait pas de système pour effectuer une gouvernance efficace du traitement des demandes.
- Il devenait difficile d’avoir une vision d’ensemble des demandes à traiter.

La solution proposée

En collaboration avec notre partenaire Logic-6, nous avons pu proposer une solution à notre client, un logiciel de gestion du transport scolaire.

Le client souhaitait se procurer un logiciel de gestion qui l’aiderait à réduire le nombre d’appels ou courriels à traiter, permettant ainsi aux techniciennes de consacrer plus de temps aux tâches nécessitant leurs compétences et moins aux tâches administratives.

Soluqual a proposé un Module PARTS personnalisé pour le traitement des demandes. La solution proposée est composée d’un Module interne pour aider les techniciennes dans le traitement des demandes, pour faciliter la communication avec les demandeurs et pour ainsi réduire considérablement le temps nécessaire aux tâches à faible valeur ajoutée. D’autre part, la solution inclut également un portail externe, permettant aux parents de poser des questions, de faire des demandes et de suivre l’avancement de ces dernières, ce qui réduit considérablement le nombre d’appels et de courriels à traiter.

Ce portail externe permet aussi aux écoles privées et aux transporteurs de faire des demandes qui pourraient automatiquement se voir accorder un niveau de priorité différent.

Résultats obtenus

Suivant la conception du logiciel de gestion du transport scolaire, nous avons accompagné le client dans le lancement de l’application.

Après quelques semaines d’utilisation, le système comptait déjà plusieurs centaines de demandes. Toutes les demandes des parents, des écoles privées et des transporteurs passent désormais par le logiciel de gestion.

Selon Jérôme L’Heureux, directeur des Ressources organisationnelles et informationnelles, les objectifs initiaux ont été atteints et même dépassés.

Pour l’équipe des techniciennes, c’est la première année où elles réussissent à gérer l’ensemble des demandes avant de partir pour la période de vacances. Habituellement, cette période est épuisante, mais cette année, elles ont pu tout traiter et ont même pris de l’avance.

Conclusion : Découvrez les avantages de notre module de gestion du transport scolaire

En optant pour une solution basée sur PARTS, l’équipe du Centre de services scolaire de la Beauce-Etchemin a su réduire considérablement le temps de traitement des demandes de transport scolaire et diminuer énormément les risques d’erreur. Cette approche a permis d’offrir un service de meilleure qualité aux clients et de faciliter grandement le travail des ressources internes.

Les objectifs initiaux visant à réduire le nombre de courriels et d’appels téléphoniques ont non seulement été atteints, mais également dépassés. Toutes les demandes ainsi que les suivis ont été traités à 100 % grâce à leur nouvelle application. Les parents peuvent eux-mêmes accéder au logiciel de gestion du transport scolaire pour suivre l’état de leur demande. En fait, ces suivis s’avèrent même moins nécessaires étant donné la réduction des délais de traitement.

Contactez-nous pour découvrir comment PARTS peut aussi vous aider.

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