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Améliorer la classification des documents pour augmenter l’efficience en entreprise

Efficience en

Entreprise


Vous vous demandez quels sont les avantages d’un bon classement électronique des documents?

Avec l’accélération de la communication et la multiplication des plateformes de partage d’information, les entreprises gèrent des volumes de plus en plus importants de documents.

Parallèlement, un temps précieux est souvent perdu en recherche, ou dû à la confusion générée par la duplication de l’information. Le tout génère des coûts importants pour les entreprises. Toutefois, des solutions existent! Vous désirez en apprendre davantage sur les bonnes pratiques d’accessibilité et classification de la documentation? Soluqual vous éclaire sur le sujet.

Efficience en

Entreprise

Vous vous demandez quels sont les avantages d’un bon classement électronique des documents?

Avec l’accélération de la communication et la multiplication des plateformes de partage d’information, les entreprises gèrent des volumes de plus en plus importants de documents.

Parallèlement, un temps précieux est souvent perdu en recherche, ou dû à la confusion générée par la duplication de l’information. Le tout génère des coûts importants pour les entreprises. Toutefois, des solutions existent! Vous désirez en apprendre davantage sur les bonnes pratiques d’accessibilité et classification de la documentation? Soluqual vous éclaire sur le sujet.

La classification des documents : un moteur de productivité

La classification des documents consiste en l’ajout d’attributs ou métadonnées à un document en fonction de son contenu, son contexte, son utilité. etc.

Les documents et informations d’une entreprise ainsi que leur gestion sont essentiels pour assurer son bon fonctionnement. La manière dont une organisation classe, classifie et organise sa documentation influence fortement l’efficience des équipes qui travaillent sur base de celle-ci.

classification des documents

Selon Dynamic Signals, 85% des employés perdent 1 à 2 heures par jour en recherche d’information. Et dans la plupart des cas, des heures supplémentaires sont également perdues en dupliquant ces informations, faute de les avoir récupérées. Dans ce contexte, une méthode de classification des documents réfléchie et efficace devient essentielle pour répondre aux besoins des entreprises et assurer leur productivité.

En effet, un accès rapide, sécuritaire et efficace aux données assure une meilleure gestion électronique de documents ainsi qu’une fluidité des échanges. De plus, cette  améliorée participe activement à sa croissance! Pour autant, beaucoup d’entreprises fonctionnent encore avec des méthodes traditionnelles de classement de documents qui ne répondent plus à leurs besoins et freinent leur productivité.

Repenser les processus de classification des documents

Traditionnellement, de nombreuses organisations utilisaient un serveur de fichiers pour classer leurs documents, et toute décision sur le classement revenait à chaque employé selon ses expériences, préférences et connaissances. Cette manière affecte particulièrement l’accessibilité aux documents, en plus de comporter des risques pour la sécurité des informations.

Ces méthodes de classement  et d’archivage des documents résidaient dans la mise en place d’une structure de répertoires. Certaines fois très imposantes et d’autres plus simples, cette structure variait considérablement en fonction du roulement du personnel. Il devenait alors extrêmement difficile de s’y retrouver pour les personnes n’étant pas les auteurs de la structure ou pour les nouveaux collaborateurs. Ceci augmentait aussi considérablement les risques et coûts liés au roulement de personnel.

Exemple de classement traditionnel par répertoires

Prenons un exemple concret de documents archivés et classés de manière traditionnelle. Notre organisation crée un document administratif d’analyse préliminaire d’un projet de mise en place d’un nouveau système ERP pour un client. Celui-ci pourrait être classé de la façon suivante :

  • Classement par client : le premier stade comprend un répertoire client, prenons l’exemple du client « Plomberie d’à Côté », il sera classé comme tel : \\Clients\Plomberie-d’à-Côté
  • Classement par année : lorsqu’il y a un grand nombre de projets pour le client, l’organisation ou le collaborateur peut décider de classer les projets par année. Pour 2020, cela prendrait la forme de : \\Clients\Plomberie-d’à-Côté\2020
  • Classement par projet : ensuite, un répertoire pour le projet en tant que tel est créé : \\Clients\Plomberie-d’à-Côté\2020\Implantation System ERP
  • Création de sous-répertoires : un projet d’envergure engendrera un grand nombre de documents, ce qui impliquera la création de sous-répertoires pour classer ces informations (prévente, analyse, communication, livrables…). Cela prendra la forme de : \\Clients\Plomberie-d’à-Côté\2020\Implantation System ERP\Analyse

Pour retrouver cette information, un collaborateur doit connaître l’ensemble du chemin d’accès. Premièrement, il doit connaître le nom du client, ce qui devrait être assez facile. Ensuite, il devra connaître l’année à laquelle le projet a été classé. Cette partie peut déjà représenter un défi, surtout si le projet a commencé plusieurs années auparavant.

Un cas de figure coûteux et périlleux

Supposons dans cet exemple que notre collaborateur tentait de repérer le document d’analyse préliminaire ou de classer un autre document d’analyse. Croyant que le projet a été débuté en 2019, il entrera donc dans le répertoire 2019 plutôt que celui de 2020. Comme le projet recherché se trouve sous le répertoire 2020, il ne retrouvera pas les informations cherchées. Il pourrait alors choisir de :

  1. Chercher l’année à laquelle le projet a été lancé et finira par le trouver dans le répertoire 2020. Dans ce cas, il n’y aura pas de dommage si ce n’est du temps perdu à trouver l’information, ce qui peut être problématique pour les grandes structures.
  2. Créer un répertoire pour le projet sous l’année 2019. L’utilisateur étant convaincu que la date de début était en 2019, il prendra pour acquis que le répertoire du projet n’a pas été encore créé. Dans ce cas, il dupliquera le répertoire et y déposera une partie de l’information, celle qu’il possède. Il devient alors difficile de reconnaître quelle est la bonne version de l’information.

Enfin, dans le cas où le collaborateur trouve le projet, il est possible qu’un document d’analyse préliminaire ait été produit avant la vente du dossier. Il devient alors difficile de savoir si le document se trouve dans le dossier « prévente » ou « analyse ». Encore une fois, en plus de perdre du temps pour repérer le document, le collaborateur peut hésiter sur le dossier où il doit classer de nouvelles informations, pour au final dupliquer l’information.

Vous l’aurez compris, le risque d’erreur et la perte de temps pour retrouver les informations peuvent entraîner des coûts conséquents pour l’entreprise, ainsi qu’un risque d’erreur pouvant être très coûteuse lorsqu’on parle de documents importants ou à implication légale.

Comment classer et archiver des documents efficacement? En utilisant des métadonnées!

La classification des documents par métadonnées consiste simplement en l’application de métadonnées ou propriétés sur l’information et les documents électroniques. La classification des documents s’utilise rarement seule. Elle s’utilise conjointement avec une structure de classement et aide à simplifier cette dernière.

Tout d’abord, il est important de savoir que l’objectif n’est pas d’éliminer la structure de classement. Cette dernière peut encore être grandement utile. Par exemple, plusieurs systèmes ne permettent pas d’avoir 2 documents d’un même nom dans un même répertoire et la gestion des permissions par répertoire s’avère souvent beaucoup plus simple que par documents.

Intégration avec les autres logiciels Microsoft

Par exemple, la structure « client\projet » peut être conservée pour ensuite créer différentes métadonnées relatives à l’année ou d’autres catégories pertinentes pour le projet. En reprenant notre exemple précédent, le document d’analyse préliminaire pourrait être déposé directement dans le répertoire \\Clients\Plomberie-d’à-Côté\Implantation System ERP.

Dans ce cas de figure, un document d’analyse préliminaire pourrait comporter deux propriétés telles que « prévente » et « analyse ». Il a donc l’avantage d’être facile à classer et à repérer par un collaborateur qui connaît les informations du projet.

Reprenons notre exemple où notre collaborateur souhaite repérer notre document d’analyse préliminaire :

  • Il devra tout d’abord trouver le répertoire du client, mais dans ce cas-ci, il ne devra plus connaître ou deviner l’année de démarrage du projet,
  • S’il y a un grand nombre de projets, il pourra utiliser la métadonnée de l’année pour filtrer tous les projets démarrés entre 2018 et 2020 par exemple,
  • Enfin, il pourra repérer le document d’analyse préliminaire directement sous le projet.

S’il y a un très grand nombre de documents, il pourrait filtrer les documents selon le classement qu’il désire, comme « Analyse » ou « Prévente » par exemple. L’avantage subtil dans ce cas de figure, est que l’utilisateur peut choisir l’un ou l’autre filtre selon sa connaissance du projet, et repérer la bonne information. Par exemple, un collaborateur faisant une recherche via le filtre “Prévente”, sans savoir qu’une analyse ait été faite, pourra trouver le document “Analyse” par ce biais.

La clé est qu’il n’est plus requis pour l’utilisateur de connaître toute l’information pour retrouver le document, mais une partie de l’information suffit. Cette méthode permet aussi de nouvelles fonctionnalités comme les recherches « horizontales », où il serait possible de repérer tous les documents d’analyse pour un même client, peu importe le projet, ce qui aurait été une tâche laborieuse dans le premier scénario.

Optimiser la classification des documents en entreprise pour améliorer la productivité

Vous l’aurez compris, peu importe le filtre choisi, notre collaborateur pourra désormais retrouver l’information rapidement. Dans une structure aussi simple, la nuance entre les deux approches peut sembler anodine. Cela peut toutefois faire une différence majeure entre un projet bien exécuté et un projet avec des erreurs coûteuses. De plus, celles-ci ternissent l’image d’une organisation.

Bien sûr, quelle que soit l’approche que vous sélectionnerez, vous devrez toujours considérer la gouvernance de l’information, la gestion du changement et la formation de vos collaborateurs pour optimiser votre productivité et réduire les risques d’erreurs.

Bénéficiez de conseils d’experts pour optimiser votre classification des documents

Soluqual développe des solutions d’automatisation des processus, de gestion de l’information et de la documentation pour entreprises. Vous désirez en apprendre davantage sur la gestion et classification des documents en entreprise? Profitez de nos ressources et articles sur l’automatisation en entreprise et la gestion des documents ou apprenez-en davantage sur nos services.

Saisissez l’opportunité d’augmenter votre croissance, votre productivité, et de réduire votre marge d’erreur! N’hésitez pas à contacter un membre de notre équipe pour nous parler de vos projets. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner s pour trouver une solution de classification durable et solide.

 

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